Ausgangssituation
Unternehmen, die sich zur Einhaltung der Qualitätsanforderungen des Haustürkodex verpflichten, reichen einmal im Jahr eine Konformitätserklärung bei uns ein. Die Konformitätserklärung ist die Erklärung, mit der ein Unternehmen verbindlich die Einhaltung des Haustürkodex bestätigt. Mit ihr stößt ein Unternehmen eine neue Prüfung durch uns an. Die Prüfung erfordert im Nachgang zur Konformitätserklärung das Einreichen des ausgefüllten Questionnaires. In diesem müssen Unternehmen angeben, wie sie den Haustürkodex einhalten.
Mehr Informationen zum Einreichen der Konformitätserklärung finden Sie hier.
Unsere Erwartungen
Der Haustürkodex legt einheitliche Regeln für die Vor-Ort-Beratung durch Telekommunikationsunternehmen fest. Sie zielen darauf ab hohe Standards in Bezug auf Steuerung und Überwachung der Vertriebsprozesse zu gewährleisten und diese nachhaltig aufrechtzuerhalten, sodass Verbraucher:innen beim Vertrieb von Telekommunikationsprodukten bei ihnen zuhause auch weiterhin bestmöglich geschützt sind.
Die Einhaltung der aufgestellten Qualitätsanforderungen erfordert die Implementierung diverser Prozesse. Im Questionnaire hat das Telekommunikationsunternehmen diese Prozesse zu beschreiben und nachzuweisen. Bei der Beschreibung muss der jeweils bestehende Prozess schriftlich dargelegt werden. Die Beschreibung muss mindestens so ausgestaltet sein, dass die Grundsätze und Schritte des Prozesses nachvollziehbar sind. Nachgewiesen wird ein beschriebener Prozess, indem das Unternehmen darlegt, wo und wie der Prozess dokumentiert ist. Gefordert ist eine Dokumentation des Prozesses, die dazu geeignet ist uns von der Existenz des behaupteten Prozesses zu überzeugen.
Unsere Prüfung
Nach Erhalt der Konformitätserklärung und des ausgefüllten Questionnaires untersuchen wir auf Basis der eingereichten Informationen, ob das Telekommunikationsunternehmen die Anforderungen des Haustürkodex einhält.
Verfahren
Unsere Prüfung basiert auf etablierten und international anerkannten Verfahren der unabhängigen Konformitätsbewertung. Bei der Prüfung wenden wir ein zweistufiges Verfahren an.
Wir prüfen alle Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität.
Auf Basis der eingereichten Dokumentation überprüfen wir, ob die beschriebenen Prozesse zur Einhaltung des Verhaltenskodex tatsächlich existieren. Hierbei muss das Unternehmen seine Angaben in Form von Einblicken in die genannten Dokumente untermauern. Dies kann es entweder durch die Vorlage (einer Kopie) des Dokumentes, des entsprechenden Abschnitts bzw. Kapitels oder mindestens durch die Vorlage des Inhaltsverzeichnisses des einschlägigen Dokumentes tun.
Handelt es sich um eine initiale Konformitätserklärung, prüfen wir alle Regelungen vertieft. In den Folgejahren prüfen wir jeweils zufällig ausgewählte 60%. Von der zufälligen Auswahl können wir in Ausnahmefällen abweichen: Zum einen stellen wir durch unsere Auswahl sicher, dass in einem Zeitraum von drei Jahren kontinuierlich 100% aller Regelungen vertieft geprüft werden. Zum anderen können wir Unternehmen, an deren Konformität mit Regelungen des Haustürkodex wir begründete Zweifel haben, in der nächsten Prüfung auf die Einhaltung der in Zweifel stehenden Regelungen prüfen.
Verleihung des Konformitätskennzeichens
Wenn die Prüfung erfolgreich abgeschlossen ist und ein Unternehmen alle Qualitätsanforderungen des Haustürkodex einhält, verleihen wir dem Unternehmen für die Dauer von einem Jahr das folgende Konformitätskennzeichen als Nachweis und Auszeichnung für die bestandene Prüfung:
Konsequenzen
Stellen wir in unserer Prüfung fest, dass ein Unternehmen eine Anforderung des Haustürkodex nicht erfüllt, sich weigert oder es versäumt mit uns zu kooperieren, leiten wir gegen dieses Unternehmen angemessene Maßnahmen in Form von Konsequenzen ein. Die Angemessenheit einer Konsequenz orientiert sich an unterschiedlichen Kriterien wie der Schwere der Pflichtverletzung und Verschulden des Unternehmens. Ultima Ratio ist der Ausschluss des Unternehmens aus dem Haustürkodex. Darüber hinaus verlangen wir Abhilfe.
Einspruchsverfahren
Bei unserer Prüfung befolgen wir standardisierte Verfahren, die einheitliche und faire Entscheidungen gewährleisten. Ist ein Unternehmen dennoch mit einer unserer Entscheidungen nicht zufrieden, so hat es die Möglichkeit bei einem unabhängigen Sachverständigenrat Einspruch gegen die Entscheidung einzulegen. Der unabhängige Sachverständigenrat besteht aus unabhängigen Expert:innen, die über hinreichend Expertise in Bezug auf die vom Haustürkodex betroffenen Themen (bspw. Haustürvertrieb oder einschlägige Rechtsgebiete) verfügen.