Bekenntnis zum Haustürkodex in wenigen Schritten
Wir freuen uns, dass Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie sich zur Einhaltung der Qualitätsanforderungen bekennen und durch uns geprüft werden können! Im Folgenden haben wir den Prozess für Sie zusammengefasst:
Um sich verbindlich zur Einhaltung des Haustürkodex verpflichten und von uns geprüft werden zu können, müssen Sie zunächst Mitglied im Selbstregulierung Informationswirtschaft e.V. (SRIW) werden.
Ebenso wie wir wirkt der SRIW als Teil desselben Ökosystems auf einen effektiven, innovationsfreundlichen Regulierungsrahmen hin. Der SRIW setzt sich mit dieser Zielsetzung auf unterschiedlichen Ebenen für die Etablierung von glaubwürdigen selbst- und ko-regulatorischen Instrumenten – wie dem Haustürkodex – ein.
Der SRIW hat mit seiner langjährigen Expertise in diesem Bereich die Entwicklung des Haustürkodex begleitet. Darüber hinaus sind beim SRIW die Gremien zu dessen Verwaltung angesiedelt. Als Mitglied des SRIW sind Sie berechtigt, in diesen Gremien die weitere Entwicklung der Kodexinhalte und die Außendarstellung des Kodex aktiv mitzugestalten. Mit Ihrem Mitgliedschaftsbeitrag stellen Sie die Aktualität sowie die öffentliche Wahrnehmung und Anerkennung des Haustürkodex sicher. Sie können dabei zwischen zwei verschiedenen Mitgliedschaftsoptionen wählen. Weitere Informationen und das Formular zur Beantragung der Mitgliedschaft erhalten Sie unter: Mitgliedschaft: SRIW e.V.
Zur Vorbereitung auf unsere Prüfung empfehlen wir Ihnen schon vorher das sog. Questionnaire auszufüllen.
Das Questionnaire ist das zentrale Dokument für Ihre anstehende Prüfung. Es beinhaltet alle Qualitätsanforderungen des Haustürkodex. Zu jeder Anforderung beschreiben Sie, wie Sie eine Einhaltung sicherstellen und weisen dies mit Referenzen auf Ihre Prozessdokumentationen nach. Ihre Antworten im Questionnaire sind der Ausgangspunkt für unsere Prüfung.
Um Ihnen das Ausfüllen des Questionnaires zu erleichtern, haben wir unsere Erwartungen transparent in Form unserer Assessment Guidance für Sie zusammengestellt. In der Assessment Guidance ist zu jeder Anforderung des Haustürkodex beschrieben, welche Art der Beschreibung und welche Nachweise wir zur Prüfung von Ihnen erwarten. Die Assessment Guidance können sie zusammen mit allen anderen relevanten Unterlagen hier downloaden.
Füllen Sie anschließend das von uns bereitgestellte Online-Formular – die Providerauskunft – aus. Die Providerauskunft fragt allgemeine Unternehmensinformationen bei Ihnen ab. Auch enthält sie Ihre Konformitätserklärung. Mit der Konformitätserklärung erklären Sie verbindlich die Qualitätsanforderungen des Verhaltenskodex einzuhalten.
Damit wir tätig werden können, muss ein rechtsverbindlicher Vertrag mit uns abgeschlossen werden. Dieser heißt „Unterwerfungserklärung“. Der Haustürkodex spricht daher auch von „Unterwerfung“. Mit Abschluss der Unterwerfungserklärung akzeptieren Sie auch unsere Verfahren und Preise, sowie alle weiteren notwendigen Dokumente.
Indem Sie die das Webformular mit der Providerauskunft inkl. Konformitätserklärung bei uns einreichen, stellen Sie eine rechtsverbindliche Anfrage auf Vertragsschluss. Nachdem wir Ihre Anfrage geprüft und bestätigt haben, schalten wir Sie für unser sicheres Ticket-System frei, sodass Sie dort Ihr – bestenfalls schon ausgefülltes – Questionnaire hochladen können.
Nun ist es Zeit für Ihre Konformitätsprüfung. In diesem Schritt prüfen wir auf Basis der von Ihnen erhaltenen Informationen, ob Sie die Qualitätsanforderungen des Haustürkodex einhalten. Die Prüfung erfolgt nach festgelegten standardisierten Verfahren.
Mehr Informationen zum Prüfungsverfahren finden Sie hier.
Sobald wir Ihre Konformität mit dem Haustürkodex festgestellt haben, verleihen wir Ihnen das Konformitätskennzeichen als Nachweis dafür. Darüber hinaus nehmen wir Sie in unser öffentliches Register auf, das alle Telekommunikationsunternehmen mit erfolgreich bestandener Prüfung aufführt. Nun ist Ihre Konformität für 12 Monate gültig.
Ab jetzt reichen Sie jährlich eine neue Konformitätserklärung über die Providerauskunft zur Prüfung ein – frühestens 9, spätestens 10 Monate nach Gültigkeitsbeginn Ihrer vorherigen Konformität. Um die Erneuerung Ihrer Konformität für Sie zu erleichtern und zu beschleunigen, müssen Sie lediglich die Änderungen seit der letzten Prüfung darlegen.
Sollten Sie Fragen zum beschriebenen Prozess haben, teilen Sie uns diese über unser Kontaktformular mit und wir helfen Ihnen gerne weiter!